POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES

 

EMPRESA: REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO: REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”
NIT: 830.513.888-6
DIRECCIÓN: CARRERA 81 B No 7 A – 40 VILLA VERDE ETAPA 1 CASA13
CORREO ELECTRÓNICO: gerencia@remarcalimitada.com
TELÉFONO: 444 25 97

I.OBJETO

Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que el REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”,(Empresa administrada por REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”) haya recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva. Para efectos del presente Manual el Centro Comercial se considerará como el responsable de la información recaudada.
Adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento. REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 que regula la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal, y establece las garantías legales que deben cumplir todas las personas y Empresas en Colombia para el debido tratamiento de dicho información, expide la siguiente norma que desarrolla la política de seguridad de la información para el tratamiento de datos personales dentro de la organización, previas las siguientes:
 

II.CONSIDERACIONES:

1. Que la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, obliga a nuestra empresa para adecuarse a estas disposiciones.

2. Que corresponde tanto a las directivas de REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” así como a sus empleados y terceros contratistas, observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta la empresa respecto de los datos de carácter personal cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a los titulares de la misma, en cumplimiento de los derechos contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, ley 1581 de 2012 , ley 1273 de 2009 y las demás normas o leyes que para tal efecto se expidan.
 
3. Que las normas legales relacionadas con los datos personales establecen sanciones económicas, comerciales y privativas de la libertad, por lo cual es fundamental la cooperación entre REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” y los destinatarios de esta norma, con el fin de garantizar el cumplimiento de los derechos a la intimidad, al habeas data y a la protección de datos personales, evitando así perjuicios para cualquiera de las partes y/o terceros.
 
4. Que la regulación de las políticas de seguridad de la información, en particular respecto de las relaciones laborales y prestación de servicios, debe incluir la protección de los datos de carácter personal relacionados con el recurso humano, respetando el mínimo de derechos y garantías de los empleados y prestadores de servicios, so pena de que las estipulaciones no produzcan ningún efecto.
 
5. Que conforme a la legislación laboral surge para el empleador el deber de proteger a los empleados, y para estos surge el deber de acatamiento y lealtad para con REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, de manera que estos contribuyan en la gestión segura de la información de carácter personal.

6. Que esta norma complementa y no contraviene las obligaciones del empleado y de contenidas en la legislación laboral.

7. Que es deber de los empleados para con REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” prestar toda su colaboración en caso de siniestro o riesgo inminente que afecte o amenacen los activos de información, especialmente los relacionados con la información de carácter personal que custodia REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, de manera que se preste la debida cooperación que se requiera para investigar, analizar y capturar evidencia de incidentes de seguridad que comprometan ésta información, tengan o no vocación judicial, acatando para ello las instrucciones contenidas en el protocolo de cadena de custodia de REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”.
 
8. Para todos los efectos, en esta política se asocia de manera expresa y general al establecimiento de comercio denominado “REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS””. Con base en las anteriores consideraciones que fundamentan la protección de datos personales en REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, se formulan las siguientes disposiciones para su tratamiento y que son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de esta norma.

III. DEFINICIONES:

Base de datos personales: Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y tratamiento.
 
Base de datos automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
 
Base de datos no automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
 
Dato personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Pueden ser datos numéricos, alfanuméricos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
 
Datos personal sensible: Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
 
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
 
Principios para el tratamiento de datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales  y el derecho a la información.
 
Propietario de la base de datos: Dentro de los procesos de negocios de REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gestión.
 
Responsable del Tratamiento: Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
 
Titular del dato personal: Es la persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento.
 
HabeasData: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
 
Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
 
Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.

IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN:

La presente norma se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros. Los principios y disposiciones contenidos en esta norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquiera base de datos personales que se encuentren en custodia de REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.
 
El Manual de Políticas será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos (Registro sistema diamante, Encuestas, Página web, redes sociales, entre otros) que los haga susceptibles de Tratamiento por parte del REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”.
 

V. DESTINATARIOS DE LA PRESENTE POLÍTICA:

La presente norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes  personas:

4.1. Representante Legal y/o administrador.
4.2. Personal interno de REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
4.3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.
4.4. Los Socios, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.
4.5. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
4.7. Las demás personas que establezca la ley.

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:

En el Tratamiento de Datos Personales por parte del REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:

1. Conocer, actualizar y rectificar los datos frente al REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
 
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son:
 

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

3. Ser informado por REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”. Previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos.

4. Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
 
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que en el tratamiento de REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal contractual de conservar el dato personal.
 

6. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

VII. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano. (Nómina). Tratamiento de datos antes de la relación contractual. REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, antes, durante y después de la relación laboral y/o de prestación de servicios.
Antes de la relación laboral, REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autorice la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado. La información obtenida por REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas psicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.
 
REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido. REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” almacenará la información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física sólo será accedida y tratada por los encargados de gestión humana.
 
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles. REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” tiene prohibido ceder tal información a terceros, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.
 

Los datos personales de los empleados y prestadores de servicios se utilizarán para las siguientes finalidades:

• Promoción y selección de personal.
• Gestión de nómina, trabajo temporal y prestaciones sociales.
• Prevención de riesgos laborales.
• Capacitación del Personal
• Establecimiento de perfiles sociodemográficos.
• Investigación epidemiológica y actividades análogas.

2. Tratamiento de datos personales de Socios.
 
Los datos e información personal de los socios de REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio. REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” solo usará los datos personales de los socios para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente. Los datos personales de los socios de la empresa se utilizarán para las siguientes finalidades:

• Gestión Administrativa.
• Gestión de facturación y cobros.
• Gestión económica, tributaria y contable.
• Registros notariales
• Procedimientos judiciales.

3. Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas.

REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” captará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios y que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

Los datos personales de los proveedores y contratistas de la empresa se utilizarán para las siguientes finalidades:

• Registro de entrada y salida de documentos.
• Consultorías, auditorías, asesorías y servicios relacionados.
• Gestión económica, tributaria y contable.

• Gestión de cobros y pagos.
• Gestión de Proveedores.

4. Tratamiento de datos personales de Clientes Comerciales.

El recaudo de Datos Personales por parte de REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” Y/O REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” tendrá las siguientes finalidades:

• Informar sobre nuestros servicios, eventos propios y de nuestros comerciantes, programación mensual, campañas promocionales y de mercadeo, sorteos, encuestas, novedades, anuncio de nuevas marcas, entre otros.
• Procesar los datos personales con fines estadísticos de acuerdo al objeto social del Centro Comercial.

5. Tratamiento de datos personales de Clientes.

REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” captará de sus clientes los datos que sean necesarios, pertinentes para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” recolectará de sus clientes los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios y que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de actividad comercial que se contraten con el cliente.

Los datos personales de los Clientes de REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” se utilizarán para las siguientes finalidades:

• Registro de entrada y salida de documentos.
• Consultorías, auditorías, asesorías y servicios relacionados
• Gestión económica, tributaria y contable.
• Gestión de cobros y pagos
• Gestión de Facturación.
• Gestión de Contratos comerciales.
• Procedimientos Judiciales
• Reporte de comportamientos crediticios ante centrales de información.

VIII. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de datos personales bajo tratamiento del REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS” para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:

Oficina administración REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”. CARRERA 81 B No 7 A – 40 VILLA VERDE ETAPA 1 CASA13

Teléfono: 444 25 97.
Correo electrónico: gerencia@remarcalimitada.com

El área antes mencionada será el contacto de los titulares de datos personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada en este manual, de conformidad con el procedimiento que a continuación se establece:
 

IX. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN:

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:
 

A. Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada.

La solicitud se radicará en el puesto de información (CARRERA 81 B No 7 A – 40 VILLA VERDE ETAPA 1 CASA13) o también podrá ser enviada al sitio web: http://remarcasas.com/contáctenos, correo electrónico: gerencia@remarcalimitada.com, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta. Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
 

B. Procedimiento para actualizar información.

El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo Tratamiento por parte del REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, Podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son el sitio web: http://remarcasas.com/contáctenos, correo electrónico:  gerencia@remarcalimitada.com o a la dirección CARRERA 81 B No 7 A – 40 VILLA VERDE ETAPA 1 CASA13.
 

C. Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones.

Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud en los canales que tenemos para ello: sitio web: http://remarcasas.com/contáctenos, correo electrónico:  gerencia@remarcalimitada.com o a la dirección CARRERA 81 B No 7 A – 40 VILLA VERDE ETAPA 1 CASA13, de acuerdo con lo siguiente:
 

• La solicitud debe ser dirigida al REGISTRO DE MARCAS Y PATENTES “REMARCA SAS”, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
• En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.